De werkkostenregeling
Een ‘lust’, een ‘last’ of een ‘must’?
De invoering van de nieuwe werkkostenregeling in 2011 lijkt nog ver weg, maar is dichterbij dan u denkt. De nieuwe regeling heeft voor iedere werkgever gevolgen. Of u nu twee mensen in dienst heeft of 250, dat maakt niet uit.
Drastisch vereenvoudigen
De werkkostenregeling is in het leven geroepen om het huidige ingewikkelde systeem van vergoedingen, met elk hun eigen regeltjes, drastisch te vereenvoudigen. Op dit moment bestaat er een flink aantal categorieën vergoedingen en verstrekkingen waarvoor fiscaal aparte regels gelden. Denk hierbij aan ‘product eigen bedrijf’, werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen of bedrijfsfitness.
Minister De Jager van Financiën heeft een systeem bedacht, de werkkostenregeling, waarbij de werkgevers 1,4% van de totale fiscale loonsom, belastingvrij aan hun personeel mogen vergoeden of verstrekken. Alle vergoedingen boven dit forfait zijn belast tegen een tarief van 80% eindheffing bij de werkgever.
Vergoedingen en verstrekkingen
Naast het vrijgestelde percentage van 1,4% is er een aantal gerichte vrijstellingen voor bijvoorbeeld reiskosten, studiekosten en verblijfkosten. Deze mag je als werkgever onbelast blijven vergoeden. Ook intermediaire kosten vallen niet onder het percentage van 1,4%. Intermediaire kosten zijn zakelijke kosten die de werknemer zijn werkgever 'voorschiet' en later vergoed krijgt. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor de auto van de zaak of een relatiegeschenk.
Overgangsfase
Hoewel de regeling vanaf 2011 ingaat, geldt er een overgangsfase van drie jaar. In 2014 is de nieuwe regeling verplicht. De werkgever kan in 2011, 2012 en 2013 nog kiezen voor het oude of het nieuwe regime. Werkgevers moeten de komende maanden aan de slag. Ze moeten uitzoeken of het financieel aantrekkelijk is om voorlopig vast te blijven houden aan het oude systeem of dat ze beter de nieuwe regeling kunnen gaan toepassen. Dat verschilt per werkgever. Als er geen keuze gemaakt wordt, geldt automatisch de nieuwe werkkostenregeling. Voor bedrijven is het dan ook belangrijk dat ze de totale arbeidsvoorzieningen (vergoedingen en verstrekkingen) precies in kaart brengen. Is dat gedaan, dan kan het bedrijf een afgewogen keuze maken voor de oude of nieuwe regeling.
Begin op tijd
Kiest de werkgever voor de nieuwe regeling, dan betekent dit ook een andere inrichting van de financiële administratie. De salarisadministratie moet weten welke regels worden toegepast. Maar ook personeelszaken krijgt ermee te maken. Misschien moeten de arbeidsvoorwaarden aangepast worden en is er overleg nodig met de werknemers. Soms zal de werkgever zelfs nog een kostenonderzoek moeten houden.
Afspraken met de fiscus vervallen
Let wel: door de invoering van de werkkostenregeling komen bestaande afspraken met de Belastingdienst omtrent (vaste) kostenvergoedingen dan wel verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling bestaat, te vervallen.
Excel-model
FACET Personeelsloket heeft een Excel-model voor u gemaakt om de keuze makkelijker te maken. Dit Excel-mode kunt u vinden op onze pagina Publicaties.
Info:
E-mail: lonen@facet-accountants.nl
T (010) 452 61 44 (FACET Loonadviseurs)
|
|
|
