Staffing Management Services (Staffing MS) is gespecialiseerd in het beheren en het beheersen van flexibele arbeid. ‘Toen wij ruim 9 jaar geleden begonnen met onze dienstverlening, waren we een roepende in de woestijn. Dat is nu wel anders….’, stelt Wouter Waaijenberg, één van de twee directeuren.

Digitale oplossingen

‘Wij zijn het verlengstuk van onze opdrachtgevers als het gaat om het inhuren van flexibele arbeid. Onze opdrachtgevers worstelen vaak met het in kaart brengen van en het grip houden op dat soort processen. Wij ontzorgen hen op dit gebied. Waar mogelijk maken we binnen onze dienstverlening gebruik van digitale oplossingen, zoals bijvoorbeeld onze portalen inhuurdesk.nl en dastehuur.nl. Deze portalen bieden we ook als service aan onze opdrachtgevers aan. Dat zoeken naar digitale oplossingen geldt trouwens ook voor onze eigen bedrijfsvoering. Zo implementeerden we recent, op aanraden van FACET, de tool Visionplanner.’

Inhuren van mensen

Eerst even terug naar de dienstverlening van Staffing Management Services. Wat is hun toegevoegde waarde? Wouter: ‘Bij het inhuren van personeel zijn binnen een bedrijf altijd meerdere afdelingen betrokken. Alleen voelt niemand zich echt eigenaar van “het inhuren van mensen”. Wij nemen, als onafhankelijke partij, daarin de leiding. We geven de processen vorm en leggen verbinding tussen de verschillende “bloedgroepen” binnen een bedrijf, te weten HR, Inkoop, de inhurende manager en de directie.

Wet- en regelgeving DBA (VAR-verklaring)

Daarnaast zijn wij goed op de hoogte van de wet- en regelgeving op ons vakgebied. Zo is momenteel de wet DBA, oftewel het werken met zzp’ers zonder een VAR-verklaring, een hot topic. Zonder die VAR-verklaring moet de opdrachtgever aantonen dat een ingehuurde zzp’er niet afhankelijk van hem is. Ook moet hij aannemelijk maken waarom gekozen wordt voor de inhuur van een zzp’er en niet voor het aannemen van eigen personeel. Opdrachtgevers vinden het lastig om dat vast te stellen, te toetsen en aan de achterkant goed te borgen. Bovendien is de vraag wie dat moet doen: Inkoop, HR of iemand anders? Daarom zijn opdrachtgevers nu best voorzichtig met het inhuren van zzp’ers, ze hebben geen zin in al die rompslomp.

Werken met ZZP’ers

Bij Staffing MS kijken we welke mogelijkheden er binnen de wet zijn om het werken met zzp’ers wel mogelijk en aantrekkelijk te maken en kunnen we dat voor onze opdrachtgevers inhoudelijk vorm geven en de klant hiermee ontzorgen. Daarnaast nemen we hen ook allerlei andere zaken uit handen zoals het toetsen van kandidaten, nagaan of het proces transparant is verlopen, het contractbeheer, de facturatie, etc. Al die stapjes, die voor eigen personeel vaak wel goed geregeld zijn, vullen wij in voor de inzet van flexibele medewerkers van onze opdrachtgevers.

Eigen portaal

Al onze leveranciers, of dat nou een zzp’er of bijvoorbeeld een DGA is, krijgen bij ons gelijke kansen. Elke opdrachtgever krijgt een eigen portaal waarin de externe inhuur benoemd wordt. Elke leverancier kan zich hiervoor vrijblijvend inschrijven (via http://inhuurdesk.nl/inschrijven/). Daarmee worden ze ook automatisch zichtbaar voor andere klanten binnen het  segment waarvoor ze zichtbaar willen zijn. Dat vergroot natuurlijk het enthousiasme van leveranciers om met ons te werken.

Dankzij ons digitale portaal en de inzet van social media zijn onze opdrachtgevers goed zichtbaar in de markt en dat is zeker in deze tijd noodzakelijk. Vroeger raadpleegde de HR-manager zijn rolodex en nodigde hij drie kandidaten uit voor een gesprek. Ons bereik is nu natuurlijk vele malen groter en dat vergroot ook de kans dat een bedrijf de juiste kandidaat voor de juiste prijs vindt. Een ander voordeel van de digitalisering is dat het data oplevert en data maakt informatie. Met die informatie kunnen we vooruitkijken en handelend optreden. We ontwikkelden daarvoor een management dashboard met infographics (‘START’: STaffing Analysis Report Tool), waarmee we onze klanten laten zien hoe we ze kunnen helpen bij het regie voeren over de flexibele schil.

Visionplanner

Een dergelijke tool ontwikkelden we, samen met FACET, ook voor onze eigen bedrijfsvoering. Twee jaar geleden kozen we ervoor om in de Cloud te gaan werken en stapten we met onze boekhouding over naar Exact Online. Helaas gaf dat programma ons niet de managementrapportages die we voor ogen hadden. Omdat we met verschillende bv’s werken, is het lastig om die bv’s in geconsolideerde vorm met elkaar te laten “praten”. We gingen op zoek naar een oplossing. FACET stelde voor om te gaan werken met Visionplanner. Deze tool haalt automatisch allerlei gegevens uit Exact Online en daarmee kunnen we allerlei rapportages maken. Voorwaarde hiervoor was wel dat we alle administraties moesten bijwerken en dat we ze op dezelfde manier moesten inrichten. We hadden dus nog wel de nodige stappen te zetten, maar het is ons gelukt. We werken met een directiedashboard en managementdashboards.

Dashboard

Op zo’n dashboard staan alle relevante financiële gegevens bij elkaar, met daaronder onze budgetten en de kpi’s. We kunnen via Visionplanner elke laag waarmee we rapporteren, terug zien. De consolidatieslag die we voorheen met de hand moesten maken, gebeurt nu in één keer. We zijn nu veel meer “in control” en hebben op elk moment van de dag inzage in de bedrijfsvoering van de verschillende lagen. De techniek helpt ons om processen te borgen. Bovendien kan de accountant via Visionplanner ook met ons meekijken. En zelfs bij aanbestedingen, waar ons altijd het hemd van het financiële lijf wordt gevraagd, kunnen we dit systeem inzetten. Visionplanner is een tool met veel toegevoegde waarde. Ik ben er erg enthousiast over!

Relatie met FACET Accountants

De relatie met FACET bestaat al sinds de start van Staffing Management Servies. Wouter: ‘Bij FACET handelen ze pro-actief, ze reageren op dingen die ze in de markt  zien gebeuren. De introductie van Visionplanner is daarvan een goed voorbeeld.

We ontmoeten de mensen van FACET nu veel meer aan de voorkant, in plaats van dat achteraf zaken gerepareerd moeten worden. De accountant is een verlengstuk van ons, zoals wij dat ook zijn voor onze opdrachtgevers. Samen bouwen aan de toekomst, grip houden op de processen en proactief reageren, daar zit de toevoegde waarde. Dat zie ik ook als de nieuwe rol van de accountant.’