Bedrijven en andere rechtspersonen die hun uiteindelijk belanghebbenden niet, onjuist of slechts gedeeltelijk opnemen in het UBO-register, kunnen voortaan rekenen op aanzienlijke geldboetes.

De boete kan oplopen tot maximaal € 27.500. Brancheorganisatie SRA benadrukt richting accountants en ondernemers dat de handhaving is aangescherpt en dat een correcte en actuele registratie van groot belang is.

Wat is een UBO?

De Ultimate Beneficial Owner (UBO) is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van een organisatie of feitelijke zeggenschap uitoefent. Dit betreft onder meer personen die:

• meer dan 25% van de aandelen in een bv bezitten;

• een belang van meer dan 25% hebben in een vof of maatschap;

• meer dan 25% van de stemrechten kunnen uitoefenen bij statutenwijzigingen van een stichting of vereniging.

Als geen enkele persoon aan deze voorwaarden voldoet, worden de personen in de hoogste leidinggevende positie (zoals bestuurders of vennoten) als UBO aangemerkt.

Registratieplicht bij de Kamer van Koophandel

Ondernemingen en andere juridische entiteiten zijn wettelijk verplicht hun UBO’s zelf vast te leggen in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KVK). Dit register is bedoeld om misbruik van het financiële systeem tegen te gaan, waaronder witwassen en terrorismefinanciering.

Er zijn twee afzonderlijke registers:

1. Het UBO-register voor bedrijven, stichtingen en verenigingen
Het merendeel van de organisaties valt onder deze verplichting.

2. Het UBO-register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en vergelijkbare structuren
Beheerders (zoals trustees) moeten zich registreren als zij in Nederland wonen of gevestigd zijn, of vanuit het buitenland een zakelijke relatie in Nederland aangaan. De handhaving op dit trustregister wordt naar verwachting later in 2026 opgestart.

Toezicht door de DFEI

De controle op de naleving ligt bij de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI), een nieuwe dienst binnen het ministerie van Financiën. Deze instantie toetst of de geregistreerde UBO-informatie correct, volledig en actueel is. Daarbij wordt zowel gekeken naar identificerende gegevens als naar de aard en omvang van het gehouden belang.

Handhaving kan bestuursrechtelijk en strafrechtelijk plaatsvinden. De beleidsregel voor het opleggen van bestuurlijke boetes is sinds 1 januari 2026 van kracht.

Boetehoogte neemt toe bij herhaling

Bij het ontbreken van een UBO-registratie of bij onjuiste of onvolledige gegevens kan een boete worden opgelegd tot maximaal de vierde boetecategorie. In 2026 komt dit neer op een maximum van € 27.500.

De DFEI hanteert een oplopend boeteregime bij meerdere overtredingen binnen vijf jaar:

• 1e overtreding: 10% van het maximum → € 2.750

• 2e overtreding: 20% → € 5.500

• 3e overtreding: 40% → € 11.000

• 4e overtreding: 80% → € 22.000

• 5e en volgende overtredingen: 100% → € 27.500

Deze bedragen zijn richtlijnen; de toezichthouder kan hier gemotiveerd van afwijken.

Verlaging van de boete mogelijk

Bij het vaststellen van de boete houdt de DFEI rekening met onder andere:

• de financiële situatie van de overtreder;

• de mate waarin wordt meegewerkt aan het onderzoek;

• de acties die zijn ondernomen om herhaling te voorkomen.

Deze factoren kunnen aanleiding geven tot een lagere boete. De verantwoordelijkheid om dit aannemelijk te maken ligt bij de overtreder zelf.

In uitzonderlijke gevallen kan de DFEI kiezen voor alternatieve maatregelen, zoals het opleggen van een last onder dwangsom.

Beperkte inzage in het UBO-register

Sinds een uitspraak van het Hof van Justitie van de EU in 2022 is het UBO-register niet meer vrij toegankelijk. Nieuwe wetgeving, die in de zomer van 2025 is ingegaan, bepaalt dat alleen bevoegde instanties en partijen met een aantoonbaar legitiem belang inzage krijgen. Hieronder vallen onder meer opsporingsdiensten, financiële instellingen, notarissen, journalisten en maatschappelijke organisaties die onderzoek doen naar fraude of witwassen.

Wie precies als ‘legitiem belanghebbende’ wordt gezien, wordt nog nader vastgelegd in een algemene maatregel van bestuur (AMvB).

Tijdelijke problemen met uittreksels

De gewijzigde toegang heeft tijdelijk geleid tot knelpunten bij het opvragen van UBO-uittreksels via de KVK. Inmiddels hebben bevoegde autoriteiten weer toegang. Voor andere partijen, zoals banken, wordt gewerkt aan een volledige heropening. De registratieplicht zelf blijft onverminderd van kracht.

In sommige gevallen moeten organisaties zelf een gewaarmerkt uittreksel overleggen, bijvoorbeeld aan een bank. UBO’s kunnen dit document aanvragen bij de KVK.

Meldplicht bij fouten in de registratie

Organisaties en instanties die toegang hebben tot het UBO-register zijn verplicht om onjuistheden te melden bij de KVK, zoals:

• ontbrekende UBO’s;

• personen die ten onrechte als UBO zijn geregistreerd;

• foutieve gegevens over de aard of omvang van het belang.

Sinds 1 oktober 2024 geldt deze meldplicht ook voor ontvangen gewaarmerkte uittreksels.

Inzage en afscherming van gegevens

Niet iedere gebruiker heeft toegang tot dezelfde informatie. Partijen met een legitiem belang zien bijvoorbeeld alleen de naam, geboortemaand en -jaar, woonland, nationaliteit en het type belang. Overheidsinstanties kunnen uitgebreidere persoonsgegevens raadplegen.

In bijzondere situaties kan een UBO verzoeken om afscherming van (semi-)openbare gegevens, bijvoorbeeld bij minderjarigheid, ondercuratelestelling of wanneer sprake is van politiebeveiliging.

Aandachtspunten voor accountants

SRA wijst erop dat accountants een belangrijke signalerende functie hebben richting hun cliënten. Ondernemers moeten zich ervan bewust zijn dat:

• beperkte toegankelijkheid van het register geen vrijstelling van registratie oplevert;

• het vastleggen en actualiseren van UBO-gegevens wettelijk verplicht is;

• onjuiste of ontbrekende registratie kan leiden tot aanzienlijke boetes;

• herhaalde overtredingen binnen vijf jaar fors zwaarder worden bestraft.

Bron: accountancyvanmorgen.nl